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履歴書をメールで送る方法｜PDF・件名・ファイル名・送信前チェック

応募先から提出方法・形式の指定がある場合は、その指定を最優先してください。

履歴書をメールで送るときは、本文だけでなく、宛先・件名・添付ファイル・PDFの表示・ファイル名まで確認してから送信します。

応募先から提出方法やファイル形式の指定がある場合は、その案内が最優先です。

まず応募先の指定を確認する

履歴書の提出方法は、企業によって異なります。

指定がある場合は、PDFかWordか、容量上限、ファイル名、パスワード保護の可否なども含めて従います。

メール送付の基本手順

  1. 完成した履歴書をPDF化する
  2. PDFを一度開いて表示を確認する
  3. ファイル名を整える
  4. メールの宛先・件名・本文を書く
  5. PDFを添付する
  6. 添付ファイルをもう一度開く
  7. 宛先・本文・添付を最終確認して送信する

PDF化したら必ず「完成PDF」を開く

WordやExcelで正常に見えていても、PDF変換後に改ページや写真の位置が変わることがあります。

確認したい項目：

ファイル名は「氏名＋履歴書」が分かる形に

指定がなければ、次のような名前が分かりやすいです。

dodaも、履歴書のデータ提出時は 氏名_履歴書.pdf のように、誰からの何のファイルか分かる名前を案内しています。

詳しくは 履歴書のファイル名はどう付ける？ で解説しています。

件名は「用件＋氏名」が分かるようにする

企業から件名指定がなければ、何のメールか分かるようにします。

例：

詳しくは 履歴書メールの件名は？ を確認してください。

本文は簡潔にする

基本構成は次のとおりです。

  1. 宛先
  2. あいさつ・氏名
  3. 応募書類を添付した旨
  4. 確認をお願いする一文
  5. 署名

メール本文に履歴書と同じ自己PRを長く重ねるより、応募先の案内に合わせて簡潔にまとめます。

具体例は 履歴書をメールで送るときの本文例文 にまとめています。

パスワード付きPDFは応募先のルールを確認

パスワード運用については、企業や応募サービスによって扱いが異なります。

パスワード付きPDFを推奨する案内もありますが、応募フォームによっては暗号化PDFを受け付けないこともあります。応募先の指定がある場合は必ずその指定を優先してください。

送信直前チェックリスト

送信ボタンを押す前に、この9項目を確認します。

PDFはブラウザ内で無料チェックできます

履歴書PDFチェッカーでは、選択したPDFはこの端末の中だけでチェックし、ファイル名・ページサイズ・文字抽出・年号表記・メタデータなどを確認します。

メール添付前の最終確認： 履歴書PDFチェッカー

よくある質問

スマホから履歴書をメールで送ってもよいですか？

応募先から指定がなければ可能です。ただし送信前に、スマホ上でPDFを一度開き、ファイル名・添付先・表示崩れを確認してください。

Wordのまま送るよりPDFがよいですか？

応募先が形式を指定している場合は指定を優先します。指定がなくレイアウトを固定したい場合、PDFは扱いやすい形式です。

履歴書と職務経歴書を一緒に送る場合は？

それぞれのファイル名で書類種別と氏名が分かるようにし、2ファイルとも添付できているか確認します。

送信後に添付漏れに気づいたら？

気づいた時点で、簡潔なお詫びとともに正しいファイルを再送します。放置しないことが大切です。

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